Sommerzeit ist auch die Hauptferien- und Urlaubszeit. Diese Freizeit dient der Entspannung und der Erholung. Trotzdem sind vor Antritt noch ein paar Aktivitäten nötig.
Im Zeitalter der DV-gestützten betriebsinternen Kommunikation ist es in jedem Fall sinnvoll ein Rundmail zu schreiben. Man sollte die Kollegen darüber informieren, wie lange man im Urlaub sein wird. Das ist mehr als nur ein Akt der Höflichkeit. Auch deswegen sollte in dieser „Urlaubsantrittsmail“ der richtige Ton gewählt werden. Schadenfreude hat hier auch als Unterton nicht zu suchen. Sinnvoll kann es hingegen sein, den anderen mitzuteilen, dass man währenddessen keine E-Mails lesen wird.
Letztlich ist diese mail ein Arbeitsinstrument, das anderen dabei hilft, Termine zu planen und Entscheidungen zu treffen. Wenn die relevanten Kollegen wissen, wann der Glückliche (Urlauber) wieder im Betrieb ist, lassen sich Termine leichter planen, bei denen seine Anwesenheit erforderlich ist.
Zur Mailkorrespondenz gehört auch eine korrekte Abwesenheitsnachricht. Mitzuteilen, bis wann man abwesend sein wird ist zwar Pflicht, reicht in der Praxis aber nicht aus. Wichtig ist auch ein Hinweis darauf, an wen man sich alternativ wenden kann. Eine Aussage wie „Ich gucke meine Mails nicht an", wirkt in jedem Fall unhöflich. In feinerem Ton formuliert liest sich dieselbe Nachricht gleich viel seriöser: „habe keinen Zugriff auf meine Mails“.
