Mitarbeitergespräche perfekt vorbereiten

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Einmal im Jahr steht für zahlreiche Mitarbeiter von Unternehmen in Deutschland das Mitarbeiter- oder Jahresgespräch an. Dieses ist nicht nur die Grundlage für die Leistungsbeurteilung, sondern auch die Basis für die zukünftige Karriere im Unternehmen. Hier werden zahlreiche Punkte aus dem Arbeitsalltag und mögliche Lösungen für Probleme besprochen. Die Schwerpunkte dieses Mitarbeitergesprächs sind dabei durchaus unterschiedlich. Die folgenden Themen finden sich jedoch in den meisten Jahresgesprächen wider.

Die Beurteilung Ihrer Leistung

Die Leistungsbeurteilung wird von vielen Mitarbeitern gefürchtet. Schließlich steht hier die eigene Arbeit auf dem Prüfstand. Der Vorgesetzte bewertet im Zuge des Gesprächs die Leistung und verteilt Lob und Kritik. Hier kommen die Misserfolge ebenso zur Sprache wie die Schwächen. Gleichzeitig sollte es jedoch auch um die Chance gehen, sich zu verbessern. Dieses offene Gespräch bietet für den Mitarbeiter die Chance seine Schwächen zu erkennen und zukünftig aktiv an deren Verbesserung zu arbeiten. Offenes und ehrliches Feedback zeigt, ob der Vorgesetzte mit der Arbeit zufrieden ist oder nicht.

Tipp: Bereiten Sie sich intensiv auf diesen Punkt des Mitarbeitergesprächs vor. Analysieren Sie sachlich und objektiv, wo ihre Stärken und Schwächen liegen. Überlegen Sie sich die Gründe für Misserfolge und bereiten sie eine fundierte Erläuterung der Gründe dazu vor. Die folgenden Fragen können dabei helfen die Gründe zu finden:

  • Was hat sich seit dem letzten Mitarbeitergespräch geändert?

  • Haben Sie zusätzliche Aufgaben im Unternehmen übernommen?

  • Welche Rahmenbedingungen ihrer Arbeit haben sich geändert?

  • Gab es unerwartete Belastungen durch Krankenstände oder neue Herausforderungen?

Sind die Gründe plausibel, dann können Sie im Zuge des Jahresgesprächs gemeinsam mit ihrem Vorgesetzten eine Lösung finden. Wenn Ihr Vorgesetzter Ihre Erfolge und Stärken nicht von sich aus anspricht, dann werden Sie aktiv und präsentieren diese selbstbewusst. Fragen Sie unbedingt nach, ob der Chef ihre Erfolge genauso beurteilt wie Sie selbst.

Hagelt es im Mitarbeitergespräch Kritik, versuchen Sie diese ruhig und sachlich anzunehmen. Wer auf ein negatives Feedback mit Ausreden reagiert, hinterlässt keinen guten Eindruck. Sie sollten sachliche Kritik als Chance sehen, sich zu verbessern. Schließlich bieten Fehler auch die Chance die Dinge beim nächsten Mal anders zu machen und daraus zu lernen. Ist die Kritik jedoch unbegründet, ist es wichtig das sofort aufzuklären. Das gelingt umso besser, wenn Sie bereits vor dem Jahresgespräch auf mögliche Kritik innerlich vorbereitet sind und ihre Argumente vorbereitet haben.

Ihr persönlicher Auftritt im Unternehmen

Gehen Sie davon aus, dass Ihr Vorgesetzter zunächst mit Ihren positiven Fähigkeiten beginnen wird. Erst danach schwenken die meisten Chefs zur Kritik um. Das kann durchaus für beide Seiten unangenehm sein. Niemand spricht gerne offen Kritik aus, doch genau das ist der Sinn dieses Gesprächs. Ziel ist es schließlich Problemstellungen zu erkennen und an ihnen zu arbeiten. Diese Kritik sollte jedoch niemals persönlich werden, sondern objektiv und sachlich sein. Für Mitarbeiter ist es in dieser Situation oft schwierig ihre Gefühle im Zaum zu halten. Jetzt ist es wichtig nicht emotional zu werden. Hören Sie ruhig zu und versuchen Sie nicht zu diskutieren.

Wenn Sie die Kritik allerdings nicht nachvollziehen können, sollten Sie sofort nachfragen. Mögliche Fragen dazu könnten lauten:

  • Welches Verhalten war unangemessen?

  • In welchen Situationen sollten Sie sich anders verhalten?

  • Was könnten Sie ändern, um ein besseres Teamwork zu garantieren?

  • Was wünscht sich der Vorgesetzte konkret von Ihnen?

Hier bietet sich ebenfalls die Chance eigene Schwächen zu erkennen und ehrliches Feedback zu erhalten. Das kann durchaus im zukünftigen Umgang mit Vorgesetzten und Kollegen hilfreich sein. In dieser Situation gilt es ebenfalls die Ruhe zu bewahren und sachlich zu argumentieren. Wer sich innerlich auf Kritik eingestellt hat, wird davon nicht überrascht und leichter in der Lage sein zu argumentieren.

Dabei können Sie gegebenenfalls einhaken. Denn möglicherweise gibt es im Unternehmen Hindernisse, die Sie an Ihrer Entfaltung hindern. Jetzt können Sie die kleinen Probleme im Alltag ansprechen und gleich die dazu passenden Lösungen anbieten. Das könnten beispielsweise eine neue Büroausstattung, oder ein größerer Computerbildschirm sein. Schreiben Sie diese Punkte unbedingt vor dem Mitarbeitergespräch auf, so haben Sie diese bei Bedarf griffbereit. Keinesfalls sollten Sie an dieser Stelle die Schuld auf unliebsame Kollegen schieben. Es reicht völlig aus auf ergebnislose Besprechungen oder einen stockenden Informationsfluss hinzuweisen.

 

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Welche Ziele stehen für die Zukunft an?

Nun geht es zumeist in einem weiteren Schritt an die Zielvereinbarungen. Diese sind oft schon ausformuliert. Der Vorgesetzte präsentiert und erläutert diese. Haben Sie den Eindruck, dass Sie diese nicht erreichen können, dann ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, dies offen anzusprechen. Gut möglich, dass die Ziele noch adaptiert werden können. Daher ist es auch in diesem Bereich besonders wichtig, gut vorbereitet in das Gespräch zu gehen. Überlegen Sie bereits vorab, welche Ziele voraussichtlich auf sie zukommen werden und wie, bzw. ob diese von Ihnen erfüllt werden können. Ziele können beispielsweise die folgenden Punkte betreffen:

  • Veränderungen in der Firma

  • Implementierungen neuer Softwarepakete

  • Weiterbildungsmaßnahmen

  • Steigerungen der Umsatzzahlen

Beim Abschluss von Zielvereinbarungen ist es für die Mitarbeiter vor allem wichtig zu erkennen, wann sie ihr Ziel erreicht haben. Sie müssen also messbar sein. So kann Ihre Leistung im nächsten Mitarbeitergespräch anhand von vorher definierten Zahlen objektiv beurteilt werden. Die Ziele sollten im Anschluss unbedingt schriftlich vereinbart werden. Darin müssen auch die Rahmenbedingungen und der Zeitpunkt genannt werden.

Wie kritisieren Sie Ihren Vorgesetzten?

Abschließend ersuchen viele Vorgesetzte noch um ein Feedback zu ihrem Führungsverhalten. Nutzen Sie diese Chance und äußern Sie Lob und Kritik. Diese sollte ehrlich und so konkret wie möglich sein. Dies lässt sich am besten anhand einer konkreten Situation beschreiben. Darauf sollten Sie ebenfalls vorbereitet sein und nicht erst im Zuge des Gesprächs improvisieren. Beschreiben Sie die Situation so sachlich wie möglich und werden Sie keinesfalls persönlich. Hier geht es nicht darum auszuteilen, sondern gemeinsam einen besseren Umgang zu finden. Sagen Sie offen, welches Führungsverhalten Sie sich wünschen.

Mitarbeitergespräche finden regelmäßig in festgelegten Zeitintervallen statt, jedoch zumindest einmal pro Jahr. Viele Mitarbeiter empfinden diese als Last und Verpflichtung. Doch dieser Zugang schmälert die Chance etwas für sich zum Positiven zu verändern. Sie sollten dieses Ritual als Chance verstehen. Sie haben direkten Zugang zu Ihrem Vorgesetzten und können in Ruhe über Erfolge und Probleme sprechen. Ihr Vorgesetzter hört zu und kann ihre Ideen aufgreifen.

Gehaltsverhandlungen richtig anlegen

Das Mitarbeitergespräch eignet sich ebenfalls für Gehaltsverhandlungen. Wenn Sie und Ihr Vorgesetzter mit Ihrer Leistung zufrieden sind, stehen die Chancen für einen positiven Abschluss gut. Gehen Sie niemals unvorbereitet in so ein Gespräch. Erkundigen Sie sich nach den üblichen Gehältern in Ihrem Unternehmen. Ihr erstes Angebot sollte etwas über jenem Betrag liegen, das sie sich für ihre Leistung vorstellen. So haben Sie ausreichend Verhandlungsspielraum.

Bietet Ihr Vorgesetzter weniger, als Sie sich vorgestellt haben, dann könnten Sie die Differenz über Zusatzleistungen ausgleichen. Das könnten beispielsweise eine geringere Arbeitszeit, ein Zuschuss des Unternehmens zur Pensionsvorsorge oder ein Firmenwagen sein. Blockt der Vorgesetzte eine Gehaltserhöhung ab, dann sollten Sie fragen, was seiner Meinung nach dazu von Ihrer Seite nötig wäre.

Ist ein höheres Gehalt in Ihrer jetzigen Position nicht möglich, dann könnte die Lösung des Problems auch in einer Beförderung liegen. Überlegen Sie vorab, welche Stelle für Sie geeignet wäre. Bieten Sie aktiv die Übernahme von mehr Verantwortung an und streichen Sie ihre Qualifikation dafür heraus. Ein gutes Argument ist immer die regelmäßige Weiterbildung. Die dort erworbenen Fähigkeiten könnten Sie nun im Dienste Ihrer Firma anwenden.

Wie erkennen Sie ein gutes Mitarbeitergespräch?

Damit das Jahresgespräch zum Erfolg wird, ist eine gute Vorbereitung notwendig. Das gilt übrigens für beide Teilnehmer. Denn nur so ist sichergestellt, dass das Gespräch nicht ausufert und am Ziel vorbeischießt. Dieses ist klar vorgegeben. Beide Teilnehmer sollen die Chance zu einem offenen Feedback erhalten und gemeinsam an den Zielen des Unternehmens arbeiten können. Der Ablauf lässt sich also in drei große Phasen aufteilen:

  1. Analyse der Leistung und Feedback des Vorgesetzten

  2. Planung und Ziele für die Zukunft

  3. Perspektive und Entwicklung des Mitarbeiters

Mit einer grundsätzlich positiven Einstellung zum Mitarbeitergespräch können beide Seiten ihre Vorstellungen einbringen. So meistern Sie das Mitarbeitergespräch und geben Ihrem Vorgesetzten das Gefühl interessiert an der Zukunft mitzuarbeiten.

Ein erfahrener Chef wird in jeder Situation des Mitarbeitergesprächs kühlen Kopf bewahren. Er kann mit überraschenden Wendungen gut umgehen und Konflikte lösen. Das Ideale Mitarbeitergespräch findet in einer lockeren Atmosphäre statt. Nur wenn Sie sich wohlfühlen, werden Sie offen und ehrlich antworten.

Beide Teilnehmer kennen den Zeitrahmen und die genauen Inhalte. Sie schweifen nicht vom Thema ab, sondern sorgen dafür, dass die geplanten Inhalte abgearbeitet werden können. Probleme werden offen angesprochen, ohne das Gegenüber anzugreifen. Mit Fingerspitzengefühl bekommen beide Seiten den Eindruck produktiv gearbeitet und Lösungen gefunden zu haben. Dabei geht es jedoch nicht nur um die richtigen Zahlen, sondern auch um die Soft-Facts. Die richtige Kommunikation, der Umgang mit den Kollegen und die Arbeitsatmosphäre sind ein wichtiger Bestandteil des Gesprächs. Wird dies von Ihrem Vorgesetzten angesprochen, fühlen Sie sich ernst genommen und respektiert.

Fairness ist dabei das oberste Gebot. Dazu können Sie genauso betragen, wie Ihr Chef. Wer nicht nur kritisiert, sondern auch Lösungen anbietet, präsentiert sich als wertvoller Arbeitnehmer. Ziel des Mitarbeitergesprächs sollte es sein, dass am Ende beide Teilnehmer die erzielten Ergebnisse akzeptieren. Diese sollten schriftlich festgehalten werden, denn nur so kann es im Anschlussgespräch nicht zu Missverständnissen kommen.

Diese Fragen stellen Vorgesetzte gerne ihren Mitarbeitern

Mitarbeitergespräche sind oft ein ausdauerndes Frage- und Antwortspiel. Je besser Sie vorbereitet sind, desto leichter wird es Ihnen fallen, all jene Punkte zu besprechen, die Ihnen schon immer am Herzen lagen.

Vorgesetzte halten sich bei ihren Mitarbeitergesprächen gerne an Leitfäden, schließlich werden sie zahlreiche dieser Gespräche führen. Dabei tauchen immer wieder ähnliche Fragen auf. Diese könnten beispielsweise lauten:

  • An welchen Projekten arbeiten Sie derzeit?

  • Wie kommen Sie mit deren Anforderungen zurecht?

  • Gibt es dabei Probleme, bei denen ich Ihnen behilflich sein kann?

  • Gefällt Ihnen die Arbeitsatmosphäre?

  • Wie würden Sie sich gerne beruflich weiterentwickeln?

  • Welche Fortbildungsmaßnahmen sind für Sie interessant?

  • Erhalten Sie regelmäßig Feedback?

  • Wie kann ich Sie noch mehr unterstützen?

  • Haben Sie ein Anliegen über das Sie mit mir sprechen möchten?

 

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Beeinflussen Sie das Mitarbeitergespräch in Ihrem Sinne

Ein Mitarbeitergespräch sollte keinesfalls zu einem Monolog ausarten. Wenn der Vorgesetzte referiert und der Angestellte lediglich zuhört, dann ist der Sinn verloren gegangen. Damit dies nicht passiert, sind auch Sie gefordert ihren Anteil zu leisten. Ein gutes Gespräch lebt schlussendlich immer von einem regen Austausch. Stehen die Ziele vor dem Gespräch fest, dann ist es für Sie wesentlich leichter, sich darauf im Detail vorzubereiten. So können Sie das Mitarbeitergespräch dazu nutzen, Ihre beruflichen Ziele voranzutreiben.

Denn Sie können das Gespräch durchaus in ihrem Sinne beeinflussen. Dazu ist es hilfreich Interesse an der Entwicklung des Unternehmens und Ihrer eigenen Karriere zu zeigen. Sagen Sie Ihrem Vorgesetzten ganz offen, was Ihnen Freude bereitet und wo Sie sich gerne verstärkt einbringen möchten. Neue Ideen und Verbesserungsvorschläge zeigen Sie in Ihrem besten Licht. Loyalität ist heute noch immer gefragt. In Zeiten einer höheren Mitarbeiterfluktuation sind viele Firmen daran interessiert, das Wissen Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen zu behalten. Betonen Sie daher ihre Loyalität und streichen Sie hervor, was Ihnen an Ihrem Job gefällt. Rufen Sie Ihre besten Leistungen noch einmal ins Gedächtnis und unterstreichen Sie wie sehr sie diese motiviert haben.

Probleme sollten Sie sachlich vortragen. Emotionen sind hier vollkommen fehl am Platz. Sie lassen das Mitarbeitergespräch nur eskalieren und tragen nichts zu einer Lösung bei. Verlangt Ihr Vorgesetzter Feedback zu seiner Arbeit, dann skizzieren sie Ihre Wahrnehmungen offen. Negatives Feedback sollten Sie allerdings zurückhaltend und diplomatisch ausdrücken. Am besten überlegen Sie sich vorab eine geeignete Formulierung.

Können Sie das Mitarbeitergespräch verweigern?

Die Antwort auf diese Frage ist ein klares Nein. Das deutsche Arbeitsrecht schreibt vor, dass Vorgesetzte ihre Mitarbeiter jederzeit zu einem 4-Augen-Gespräch auffordern können. Dabei müssen Sie Auskunft über alle Angelegenheiten geben, die Ihren Arbeitsbereich betreffen. Wenn Sie dieses Gespräch verweigern, ist dies als Pflichtverstoß laut Arbeitsvertrag zu werten und kann entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen.

Geht es beim Gespräch jedoch um Auskünfte, die Sie belasten könnten, dann haben Sie das Recht die Auskunft zu verweigern. Das gilt jedoch nicht, wenn es um ein Fehlverhalten außerhalb des Arbeitsplatzes geht. Droht Ihrem Arbeitgeber aus Ihrem Fehlverhalten ein Nachteil oder gar ein Schaden, dann müssen Sie sich äußern. Ein Beispiel dafür wäre eine negative Aussage über Ihren Arbeitgeber auf sozialen Medien wie Facebook.

Sind die Ziele für die nächste Zeit abgestimmt und vereinbart, geht es an die Umsetzung. Wenn Sie diese konsequent verfolgen und den Erfolg beobachten, dann sind Sie das nächste Mal in einer komfortablen Situation. Denn dann können Sie zu Recht auf weitere Erfolge verweisen. Gleichzeitig haben Sie nun ein gutes Argument in Hand, um auf Wunsch über eine Gehaltserhöhung oder einen beruflichen Aufstieg im Unternehmen zu sprechen. Sollten sich jedoch die Arbeitsbedingungen ändern, ist es wichtig auf eine Änderung der alten Ziele zu drängen. Es hilft Ihnen enorm, sich bis zum nächsten Mitarbeitergespräch Notizen zu machen. So sind Sie auch auf das nächste Treffen mit Ihrem Vorgesetzten perfekt vorbereitet.

 

 

In vielen Unternehmen finden alljährliche Mitarbeitergespräche statt. Diese werden meist im ersten Quartal des Jahres geführt und geben viel Raum, um über die Vergangenheit, die aktuelle Situation und die Zukunft zu sprechen. Gleichzeitig dient das Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten Ihrer persönlichen Orientierung.

Zugleich können durch das Mitarbeitergespräch auch typische Situationen beurteilt und Missstände aufgedeckt werden. In gemeinsamen Gesprächen wird das Problembewusstsein gestärkt und schnell eine Lösung für den ein oder anderen Konflikt gefunden. So kann das Resultat des Mitarbeitergesprächs sehr unterschiedlich ausfallen und reicht von einer notwendigen Fortbildungsmaßnahme bis hin zu einer Gehaltserhöhung.

 

Besonders wichtig für ein effektives Mitarbeitergespräch ist die richtige Vorbereitung. Viele Unternehmen haben standardisierte Formulare, die während des Gesprächs von beiden Parteien gemeinsam ausgefüllt werden sollen. Diese Unterlagen sollten Sie sich bereits im Vorfeld ansehen und sich Gedanken über die dort aufgeführten Punkte machen. Sich selbst objektiv einzuschätzen ist nicht immer leicht. Eine objektive Selbsteinschätzung ist jedoch für eine gute Vorbereitung unentbehrlich. Auch Ihr Chef wird Sie anhand dieses Formulars bewerten.

Im Mitarbeitergespräch können Sie dann die unterschiedlichen Sichtweisen austauschen und eventuelle Differenzen klären. Zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch könnten folgende Fragen hilfreich sein:

 

Zusammenarbeit

  • In welchen Bereichen könnte die Zusammenarbeit verbessert werden?
  • Wie ist der Umgang mit Konflikten?
  • Wie gestaltet sich der Informationsfluss?

 

Arbeitsaufgaben

  • Wie beurteilen Sie die Anforderungen Ihres Vorgesetzten an Sie?
  • Möchten Sie an Ihren Arbeitsaufgaben etwas ändern?
  • Wie könnten Sie Ihre Ziele besser erreichen?

 

Arbeitssituation

  • Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Kollegen?
  • Wo treten Konflikte auf?
  • Haben Sie Wünsche bezüglich Ihrer Bürosituation?

 

Entwicklungsmöglichkeiten

  • Welche Vorstellungen haben Sie hinsichtlich Ihrer beruflichen Entwicklung?
  • Sind Fortbildungsmaßnahmen erforderlich?
  • Streben Sie eine Gehaltserhöhung an?

 

Nach einer umfangreichen Selbstreflexion sind Sie perfekt vorbereitet für Ihr Mitarbeitergespräch. Neben den passenden Antworten auf die Fragen Ihres Vorgesetzten können Sie nun auch die richtigen Argumente vorbringen, die zu einer Gehaltserhöhung oder dem nächsten Schritt auf der Karriereleiter führen können.