Kommunikation im Büro: So formulieren Sie besser

Oft ist es schwierig, im Gespräch mit Kollegen oder für einen Brief an einen Kunden die richtigen Worte zu finden. Hier ein paar Tipps:

  1. Verwenden Sie positive Formulierungen.
    Das ist gar nicht übel. Das finde ich gut.
    Das ist keine schlechte Idee. Das ist eine hervorragende Idee.
  2. Vermeiden Sie den Konjunktiv.
    Ich würde sagen… Ich denke, dass…
    Ich würde meinen… Meine Meinung ist…
  3. Streichen Sie Füllwörter.
    Eigentlich ist der Brief soweit fertig. Der Brief ist fertig.
    Gewissermaßen muss man Frau Müller Recht geben. Frau Müller hat Recht.
  4. Ersetzen Sie wortreiche Formulierungen.
    Für den Fall, dass Sie… Falls Sie…
    Er spricht mit einer lauten Stimme. Er spricht laut.
  5. Nutzen Sie die direkte Ansprache.
    Ich sende Ihnen… Sie erhalten…
    Ich versichere Ihnen… Sie können sich darauf verlassen…


Bedeutung der Bürokommunikation

Kommunizieren bedeutet, sich zu unterhalten. Dies ist eine gewöhnliche Funktion in unserem täglichen Leben. Dies ist notwendig, um Kontakte zu knüpfen, Dinge zu erklären, Ideen auszutauschen, Informationen zu vermitteln, Anweisungen zu geben und Missverständnisse zu beseitigen. Kommunikation ist für die Existenz unerlässlich. Kommunikation hat jedoch in der Betriebswirtschaftslehre eine spezifischere Bedeutung.

 

Seine Bedeutung ist groß und wächst. Der Erfolg eines Unternehmens hängt davon ab, wie umfangreich und intensiv die Kommunikation von ihm durchgeführt wird. Es wird als ein Instrument des Managements beschrieben. Es ist das letzte Wort im Management. Wann immer sich mehr als eine Person trifft, findet eine Kommunikation zwischen ihnen statt.

In einem Büro treffen sich Menschen und arbeiten zusammen. Deshalb muss es zwischen ihnen eine Kommunikation geben. Die Hauptfunktion eines Büros ist die Kommunikation nach innen und außen. Eine Organisation braucht ein Büro, weil die gesamte Kommunikation von ihr ausgeht und in sie eintritt.

 

Büro-Meeting

 

Arten der Bürokommunikation

Im Großen und Ganzen kann die Kommunikation nach innen und außen erfolgen. Die interne Kommunikation findet zwischen den Menschen statt, die im Inneren, im Büro, arbeiten. Dazu gehört auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern oder zwischen den Mitgliedern eines Verbandes oder zwischen einem Unternehmen und seinen Aktionären.

Die externe Kommunikation erfolgt mit den Außenstehenden, wie den Kunden, den Lieferanten, den Schuldnern, den Gläubigern, den anderen Organisationen, der Regierung und ihren verschiedenen Behörden und schließlich der breiten Öffentlichkeit. Der Sekretär hat die Hauptaufgabe, beide Arten der Kommunikation zu überwachen und zu kontrollieren.

Nach den Methoden kann die Kommunikation in drei Teile unterteilt werden - mündlich, schriftlich (Korrespondenz) und gestisch.

Interne Kommunikation:

Durch Kommunikation kann das Arbeitsverhältnis geklärt werden. Die auf der obersten Führungsebene getroffenen Entscheidungen fließen auf der Ausführungs- und Betriebsebene durch die Kette der übergeordneten Beziehungen innerhalb einer Organisationsstruktur nach unten.

Wenn die Ziele und Richtlinien der Organisation nicht an das Personal kommuniziert werden, können sie sich weder mit der Organisation identifizieren noch ihre jeweiligen Funktionen erfüllen.

Wann immer Änderungen in der Organisation vorgenommen werden sollen, muss vorher mit den Mitarbeitern kommuniziert werden, damit sie mental vorbereitet sind. Andernfalls kann es zu einem Schock kommen. Die Arbeitnehmer müssen auch in der Lage sein, ihre Beschwerden, Beschwerden oder Schwierigkeiten dem Arbeitgeber mitzuteilen.

Dadurch wird ein besseres Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis hergestellt und eventuelle Missverständnisse beseitigt. Kommunikation wird als Zwei-Wege-Verkehr bezeichnet. Die interne Kommunikation kann mündlich, schriftlich, visuell und gestisch erfolgen. Die Durchführung von Sitzungen, Konferenzen usw., gemeinsame Konsultationen oder Gruppendiskussionen usw., der Versand von Berichten, Kopien von Protokollen usw. sind einige der wirksamen Methoden der internen Kommunikation.

In Bezug auf die Kommunikation gibt es sechs Arten von Fragen und die Fragen haben konkrete Antworten. Das sind:

Warum?

Ohne Kommunikation, sowohl intern als auch extern, kann keine Organisation aufgebaut und betrieben werden.

Wann?

Bevor die Botschaft über andere Quellen verbreitet wird.

Was?

Über Angelegenheiten von gemeinsamem Interesse sollte nichts verschwiegen werden. Kein Geheimnis kann letztendlich wirklich bewahrt werden. Es ist daher besser, den Mitarbeitern nichts vorzuenthalten, abgesehen von einigen Ausnahmen.

Wo?

Die Kommunikation kann vertraulich zwischen zwei Personen in einer sehr kleinen Gruppe in einer Kammer oder offen bei einer Sitzung oder Konferenz mit einer großen Anzahl von Personen oder bei einer öffentlichen Sitzung stattfinden.

Wie?

Dies muss unter Verwendung eines solchen Mediums geschehen, das für den Kommunikator und die Kommunikation beide verständlich ist. Visuelle Kommunikation durch Bilder ist für Analphabeten sehr gut geeignet. Es gibt viele Hindernisse für eine effektive Kommunikation, wie Sprache, Lärm, Status, etc.

Wen?

Die gemeinsamen Ziele des Unternehmens müssen allen Beteiligten mitgeteilt werden.